Convertire Word in PDF è una di quelle attività necessarie per chiunque scriva. Che sia il tuo libro, un documento o una semplice lista di cose da fare, i documenti in PDF sono utili per essere condivisi e visti da chiunque con facilità. Ti spieghiamo subito come convertire file word in pdf in pochi istanti.
Come convertire Word in PDF
Se hai la versione desktop di Office 365, apri il documento Word che desideri convertire e seleziona la scheda – File – dal menu principale. Tra le voci nel menu a tendina, seleziona – Salva Con Nome. Nella finestra di salvataggio, tra le tipologie di documento, seleziona la voce PDF, come nella schermata qui sotto.
Se vuoi, puoi anche modificare il nome del file e poi cliccare su esporta. Hai già fatto. La conversione Word PDF del tuo documento è pronta.
Tuttavia, se vuoi assicurarti che il documento sia accessibile a tutti, e implementare funzionalità avanzate, quando lo converti in PDF puoi scegliere la funzione di verifica dell’accessibilità. Ti permette di controllare il documento e, in base a una serie di regole preimpostate da Word, individuare possibili problemi che gli utenti disabili potrebbero riscontrare nella lettura.
Dunque, prima di trasformare un file Word in pdf, seleziona – Revisione – sulla barra multifunzione di Word e poi clicca su – Verifica accessibilità. Infine, controlla e risolvi eventuali problemi segnalati dal software di Microsoft.
Quando ti appresti a convertire Word in PDF puoi inoltre aggiungere dei tag per facilitare l’accessibilità. Sono utili per agevolare la lettura e gli spostamenti all’interno del documento PDF, in particolare quando sono presenti:
- sommari;
- link interni;
- segnalibri;
- testo alternativo per le immagini;
- ecc.
L’attribuzione dei tag è possibile attraverso l’omonimo campo, che trovi sotto a quello del nome file. Ricordati di selezionare anche l’opzione – Ottimale per la distribuzione elettronica e l’accessibilità – e attivare le relative impostazioni. Poi, clicca su – esporta.
Trasformare file word in pdf: una storia recente
Fino alla versione 2007, Word non permetteva di convertire direttamente verso tutti i formati esistenti. Parliamo di una release che ormai è stata ritirata da Microsoft e sostituita con la più recente e performante versione 365.
A suo tempo, il limite nella conversione dei file richiedeva l’utilizzo di programmi di terze parti. Ancora oggi esistono servizi per convertire word in pdf online gratis. Oppure, suite di conversione professionali come Adobe Acrobat DC, che offrono ulteriori funzionalità. Ad esempio, unire più file in un unico PDF. Tuttavia, non sono certo tool a basso prezzo e il loro utilizzo ha senso quando devi convertire file Word con una certa frequenza.
Word 365 è oggi uno strumento completo che ti permette di scrivere qualsiasi documento, dalla classica lettera al tuo prossimo libro, impaginato e pronto per essere letto. Poi, puoi convertirlo in PDF, un formato a cui siamo ormai abituati, ma che non tutti sappiamo bene cosa sia.
Perché convertire Word in PDF: cos’è il Portable Document Format
Il PDF (Portable Document Format) è un particolare formato di file ideato da Adobe System Inc., il cui scopo principale è quello di creare documenti che siano visualizzabili in qualsiasi risoluzione e su diverse piattaforme, sempre allo stesso modo.
In pratica, il formato forza all’interno del singolo file ogni informazione necessaria per poter permettere ad altri software di visualizzare il documento stesso in ogni sua parte. Ma non solo, con la stessa grafica e impaginato come l’originale.
Per bilanciare questa inclusione aggiuntiva di informazioni (tra cui anche l’autore del documento, molto importante per riconoscerne la paternità) viene utilizzato un algoritmo di compressione. E quest’ultimo, permette anche di ottenere file più piccoli (si arriva all’80% in meno rispetto all’equivalente contenuto HTML).
In aggiunta l’autore del PDF può utilizzare opzioni di protezione e inibire, per esempio:
- la modifica del documento;
- la stampa;
- il “copia/incolla” di parti del documento, compresa anche la grafica.
Tutte queste peculiarità hanno decretato il successo e la diffusione a livello mondiale di questo formato, che è ora uno standard riconosciuto e ufficiale. Ma, una volta che sei riuscito a trasformare un file Word in PDF, come e dove è possibile leggere questo tipo di formato?
Come si leggono i documenti PDF
Per leggere i documenti PDF è necessario utilizzare qualsiasi software di terze parti che supporti questo formato. Tra tutti spicca ovviamente il PDF Reader di Adobe, scaricabile direttamente sul sito (il link è alla versione per Windows).
Essendo un formato aperto, puoi utilizzare qualsiasi altro programma che lo supporti. Forse, siamo talmente abituati a utilizzarlo che ci dimentichiamo di avere a disposizione uno standard universale gratuito per visualizzare, stampare e commentare i documenti con estrema facilità e in totale sicurezza.
In conclusione…
Ora sai come convertire word in PDF. È davvero molto semplice. Questione di pochi click. Con l’avanzare di nuove tecnologie, puoi rendere i tuoi PDF sempre più interattivi e coinvolgenti. Oltre ai link cliccabili, puoi inserire i QR Code, una versione bidimensionale del codice a barre, composto da pattern di pixel in bianco e nero, che ti consente di embeddare video e raggiungere risorse esterne per ulteriori approfondimenti. Crei esperienze di lettura e intrattenimento impensabili fino a qualche anno fa.
Dunque, cosa stai aspettando? Trasforma i tuoi file Word in PDF. Proteggi e condividi documentI e opere letterarie senza problemi e in totale sicurezza. Se poi vuoi impaginare il tuo libro, ma non sai come fare, ti aiutiamo anche in questo: scopri il corso Come impaginare un libro con Word e fai conoscere al mondo la tua creatività.