Stili di Word: cosa sono e come usarli per velocizzare il tuo lavoro

Sapere come usare al meglio gli stili di Word significa:

• velocizzare il tuo lavoro (e non di poco);
• renderlo coerente e allineato con le impostazioni grafiche del tuo brand;
• semplificare la scrittura di qualsiasi tipo di documento.

Ti basta come premessa?

Usi word per scrivere relazioni, preventivi, contratti o anche libri, racconti o altro? Allora questa guida è per te.

Usare Microsoft Word

Microsoft Word è uno dei software più diffusi e utilizzati per la scrittura di documenti. E’ chiaramente un software premium (quindi a pagamento), tuttavia presenta una serie di caratteristiche molto potenti che nel tempo ne hanno decretato l’enorme successo.

Chi si avvicina per la prima volta a Word potrebbe trovarlo complesso da imparare, le feature sono tantissime e conoscerle tutte richiede dedizione e pratica. Basta fare un giro per i menu per rendersi conto di quanto sia vasto questo programma.

Tuttavia alcune caratteristiche, tra cui appunto gli stili, sono così potenti che se apprese subito riescono a fare la differenza anche in termini di velocità e praticità di scrittura dei documenti.

Nota: In questo articolo mostro le schermate di Word per Mac versione 2011. C’è qualche differenza dalla versione Windows, tuttavia ti basta semplicemente fare un minimo di pratica per riuscire a fare le stesse identiche cose. Come al solito, è il concetto l’importante!

Gli stili di Word: Cosa sono?

Puoi considerare gli stili di Word come insiemi separati di caratteristiche di formattazione applicabili a singoli blocchi di testo. Definire uno stile significa appunto definire tutte le caratteristiche che questo testo dovrà avere.

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Iniziamo subito con un esempio molto semplificato: stai scrivendo il tuo nuovo ebook che venderai online. Lo hai pensato con una struttura a sezioni, ciascuna contenente diversi capitoli. Per evidenziare passaggi particolari, vorresti utilizzare delle citazioni.

In questo caso avresti la necessità di 4 formattazioni diverse:

1. I titoli delle sezioni;
2. I titoli dei capitoli;
3. Le citazioni;
4. Il testo normale.

Te lo immagini per un libro di 200 pagine andare ogni volta a specificare:

• Il font;
• La grandezza del font;
• La spaziatura;
• Eventuali bordi grafici;
• Distanza dal testo che precede o dal testo successivo;
• Colore;

…e tutto quanto possa definire uno stile grafico? E’ un lavoro enorme, e solitamente l’ultimo stile non sarai mai uguale al primo, perché potresti cambiare idea in corsa o applicare nuovi abbellimenti.

E poi cosa faresti? Arrivato al centesimo titolo vorresti cambiare la spaziatura tra le righe. Senza stili dovresti ricominciare da capo. Utilizzando gli stili ti basterebbe cambiare le caratteristiche dello stile in questione per ottenere tutte le variazioni in automatico nel documento. Non male vero?

Come si applicano gli stili di Word?

Applicare uno stile di Word ad un blocco di testo, ad una frase o a un titolo è molto semplice: evidenzia il testo e clicca sul pulsante dello stile desiderato.

I pulsanti sono molto evidenti sulla barra dei menu della sezione home. Eccoli in figura indicati dalla freccia rossa:

I più classici sono i soliti, dal titolo più grande (Title) ai titoli minori (Title 2, Title 3, Title 4) allo stile Normal per il corpo del testo e via dicendo.

Come si creano gli stili di Word?

Esistono almeno un paio di modalità per creare/modificare gli stili di Word.

Primo metodo: crea un nuovo stile

Fai tutte le modifiche che vuoi al tuo testo specifico (il titolo, la citazione, etc) poi evidenzialo. A questo punto vai nel menu Format e seleziona Style.

Ti si apre la schermata degli stili, clicca su New e sarai pronto a definire uno stile nuovo di zecca!

Secondo metodo: aggiorna gli stili esistenti

Se parti da un template pronto che contiene già tanti stili pronti ti consiglio di aggiornare quelli esistenti.

Per farlo applica uno stile, modifica il testo a tuo piacimento, evidenzialo di nuovo e cliccando con il tasto destro sullo stile che vuoi modificare seleziona “Update to match selection”.

In questo modo lo stile selezionato verrà aggiornato e tu eviterai una proliferazione di stili fastidiosa e inutile. Il secondo vantaggio è che gli stili principali sono facilmente accessibili dalla barra principale dei menu, per cui applicarli al testo sarà più semplice e tu guadagnerai in velocità.

Conclusioni: cerca sempre di conoscere gli strumenti con cui lavori.

Vuoi fare la differenza in qualsiasi aspetto della tua vita e del tuo lavoro? Non sottovalutare mai la velocità di esecuzione.

Ecco perché oggi condivido l’uso degli stili, per darti un ulteriore strumento utile a migliorare la tua produttività. Provalo, sperimenta, e dimmi cosa ne pensi nei commenti.

Se credi che questo post possa essere utile ti prego di condividerlo con i tuoi amici, e se invece volessi approfondire la conoscenza di Word, ti rimando alla home che parla del corso completo: come impaginare un libro con Word, dove approfondisco ogni aspetto di questo grandioso software di scrittura.

Buon proseguimento!